- De tool, ontworpen voor het dagelijks beheer van hoteltaken, biedt gasten een betere service dankzij de snelle werking en innovatieve functionaliteiten – • De app is volledig ontwikkeld door het interne IT-team, volgens de vereisten van het receptieteam en de door hotelmedewerkers voorgestelde verbeteringen – De investering bedroeg 450.000 euro en 40.000 uur werk, dat is verzet door meer dan 50 RIU-professionals
Het IT-team en het bedrijfsreceptieteam van RIU Hotels & Resorts hebben onlangs een van hun meest ambitieuze projecten van de afgelopen jaren gepresenteerd: de ontwikkeling van een eigen interne applicatie voor taakbeheer in de hotels, Riu Staff. Deze nieuwe tool is het resultaat van tweeënhalf jaar werk en 40.000 uur aan ontwikkeling door meer dan 50 interne professionals, naast een investering van 450.000 euro aan apparaten, servers en draadloze netwerken. De nieuwe app biedt gasten een betere service, niet alleen vanwege de snelle en responsieve werking, maar ook dankzij de bijdragen van medewerkers van verschillende hotels die verbeteringen en uitgebreidere functionaliteiten hebben voorgesteld op grond van hun ervaringen, om zo de app perfect af te stemmen op de managementbehoeften van het hotel.
De snelheid en responsiviteit van de nieuwe app betekent een aanzienlijke verbetering voor het dagelijkse werk van housekeeping, technische diensten, minibars en het management, met als nieuwe functionaliteit dat de app ook volledig offline werkt, voor het geval de wifi van het hotel uitvalt of er een probleem met de apparaatgegevens optreedt – wat zelden het geval is bij dit soort applicaties. Bovendien kan de applicatie de reactietijden aanzienlijk verbeteren en het papierverbruik verminderen.
Het eerste hotel dat met Riu Staff werkte, was het Riu San Francisco in september 2022. Nadat alle tests met succes waren doorlopen, werd er een begin gemaakt met de implementatie, die momenteel in 27 hotels is voltooid. De overige vestigingen van de RIU-keten maken op dit moment gebruik van een externe applicatie die de komende maanden door Riu Staff zal worden vervangen. Het doel is om de implementatie in alle hotels vóór eind 2024 te voltooien.
Dankzij de applicatie kunnen de verschillende afdelingen hun functies op afstand beheren met behulp van mobiele apparaten. Hierdoor kan het toezicht op en de toewijzing en uitvoering van taken aanzienlijk worden gestroomlijnd. De applicatie garandeert de uitvoering en traceerbaarheid van taken en toont bovendien realtime informatie over hun status aan de verschillende gebruikersprofielen. De betrokkenheid van het receptieteam, dat een belangrijke bijdrage kon leveren met dank aan een diepgaande kennis van de dagelijkse activiteiten van het hotel, vormde de sleutel tot het ontwerp van de applicatie-functionaliteiten. In feite heeft de applicatie veel taken overgenomen die voorafgaand aan de digitalisering via de hotelreceptie liepen.
De nieuwe applicatie is geïntegreerd met RUMBO, het Property Management System van RIU, het eigen interne systeem voor hotelmanagement dat verschillende modules omvat die alle onderdelen van het bedrijf beslaan. Dit systeem wordt weer gesynchroniseerd met de app Riu Guest, de tool die bedoeld is voor gebruik door gasten voor, tijdens en na hun verblijf. Wanneer een gast vanaf een mobiele telefoon een verzoek indient, gaat dit naar RUMBO, die het doorstuurt naar Riu Staff. De medewerker voert het verzoek uit en de communicatie wordt teruggekoppeld aan de gast om te bevestigen dat aan het verzoek is voldaan. Zo vindt er een uitwisseling plaats die zowel de communicatie in het hotel als de afhandeling van incidenten en taken enorm versnelt.
Deze aanpassing van de managementtools van RIU en de betrokkenheid van het hotelpersoneel hebben samen gezorgd voor een uitstekende afstemming op de werkelijke behoeften van hotelmedewerkers. Tot de ingevoerde verbeteringen behoren het servicebeheer, het creëren van taken of incidenten die gekoppeld zijn aan gasten in plaats van aan kamers, en ambitieuze toekomstprojecten waarmee ook wordt voldaan aan de behoeften op het gebied van sanitaire hygiëne, preventief onderhoud en het beheer van werkzaamheden.